Organizacja eventu to nie tylko ekscytujące doświadczenie, ale też spore wyzwanie logistyczne. Niezależnie od tego, czy przygotowujesz spotkanie firmowe, imprezę prywatną, konferencję branżową, czy też zupełnie innego rodzaju wydarzenie, zawsze trzeba dopilnować wielu szczegółów. Bez solidnego planu łatwo się w tym wszystkim pogubić – a jeszcze łatwiej zestresować. Dobra wiadomość? Z odpowiednim nastawieniem i sprawdzonymi metodami cały proces może przebiec płynnie i bez zbędnych nerwów. W tym artykule znajdziesz zestaw praktycznych wskazówek i trików, które pomogą Ci krok po kroku zorganizować zaplanowane wydarzenie od A do Z – spokojnie, skutecznie i z finalnym sukcesem!
Organizacja eventu – od czego zacząć?
Zgodzisz się chyba, że grunt to wiedzieć, dokąd się idzie – wówczas łatwiej jest zaplanować samą drogę. Zabierając się za organizację eventu, zacznij więc od określenia jasnego celu. Czy ma być to impreza integracyjna, zorganizowana konferencja, promocja produktu, a może piknik lub jubileusz firmowy? Każde wydarzenie ma swoją własną specyfikę i może wymagać nieco innego podejścia.
Poza celem ważna jest też grupa docelowa. Zastanów się więc, co lubią uczestnicy, jakie są ich oczekiwania i jakie emocje chcesz w nich wywołać. Da Ci to już wstępny obraz eventu i pozwoli od razu wczuć się w jego klimat.
Jak zorganizować event krok po kroku?
Masz już wstępną wizję swojego eventu? W takim razie czas zabrać się do pracy. Aby organizacja wydarzenia przebiegła sprawnie i bez stresu, cały proces warto podzielić sobie na poszczególne etapy. Oto i one.
1. Przygotuj harmonogram i checklistę
Wiesz na pewno, ze czas potrafi lecieć naprawdę szybko, zwłaszcza wtedy, gdy masz na głowie wiele obowiązków. Przy organizacji eventu z pewnością będzie ich sporo, więc warto spróbować ujarzmić czas odpowiednio przygotowanym harmonogramem.
Na wstępie podziel więc organizację wydarzenia na etapy – np. wysyłanie zaproszeń, wybór lokalizacji, poszukiwanie cateringu, wybór atrakcji itp. W każdym etapie zrób też checklistę ze sprawami do załatwienia. Koniecznie też ustal dla każdego zadania deadline, czyli ostateczny termin realizacji. Profesjonaliści korzystają przy tym z narzędzi, jak np. Trello czy Asana, ale na początek w zupełności wystarczy zwykły arkusz kalkulacyjny.
2. Określ budżet i go pilnuj
Dużo łatwiej jest organizować eventy, gdy masz nieograniczone możliwości finansowe. Powiedzmy sobie jednak szczerze – nie zdarza się to specjalnie często. Zanim więc wykonasz pierwsze telefony, określ budżet, jaki masz do dyspozycji. Pamiętaj też o buforze finansowym 10-15% na nieprzewidziane wydatki. Zapisuj koszty na bieżąco w arkuszu – dzięki temu będzie łatwiej nad nimi zapanować.
3. Wybierz lokalizację i zarezerwuj wszystko z dużym wyprzedzeniem
Znalezienie odpowiedniego miejsca na event nie zawsze jest takie proste. Warto więc zabrać się za to w pierwszej kolejności i zarezerwować termin z wyprzedzeniem. Pamiętaj jednak, że samo miejsce to dopiero połowa sukcesu. W zależności od charakteru imprezy możesz potrzebować jeszcze m.in. nagłośnienia, oświetlenia czy cateringu.
4. Przemyśl klimat i atrakcje
Każdy organizator chce, aby jego wydarzenie okazało się sukcesem i na długo pozostało w pamięci uczestników. Jeśli zależy Ci na tym, aby Twój event zrobił dobre wrażenie, pomyśl o dodatkowych atrakcjach i klimacie, jaki chcesz stworzyć. Muzyka na żywo lub pokaz tańca? A może chcesz wykazać się nieszablonowym podejściem i zaangażować artystów, czy też stworzyć magiczną oprawę za pomocą wyjątkowych dekoracji? Potrzebujesz konferansjera, który zadba o zaangażowanie uczestników lub fotobudki do pamiątkowych zdjęć? Każdy z tych elementów może mieć ogromne znaczenie. Pamiętaj, że w branży eventowej liczy się kreatywność. To właśnie atrakcje są sercem eventu i tworzą wspomnienia. Nieszablonowe pomysły potrafią zamienić wydarzenie w niezapomniane przeżycie.
5. Zadbaj o komunikację i deleguj zadania
Organizacja wydarzeń to złożone przedsięwzięcie, które rzadko udaje się zrealizować w pojedynkę. Zazwyczaj wymaga współpracy całego zespołu oraz wsparcia zewnętrznych wykonawców. Nie próbuj więc brać wszystkiego na swoje barki – tam, gdzie to możliwe, deleguj obowiązki i zadbaj o sprawną komunikację. Kluczowe jest także jasne określenie terminów realizacji zadań i uzyskanie potwierdzeń od wykonawców czy prelegentów – najlepiej na piśmie, np. w formie maila lub umowy.
6. Przygotuj plan B
Przygotuj się na to, że organizacja eventów to sztuka improwizacji. Często zdarzają się bowiem nieprzewidziane sytuacje, na które trzeba możliwie szybko zareagować. Aby uniknąć stresu i paniki, przygotuj sobie w scenariuszu wydarzenia rozwiązania awaryjne dla kluczowych zagrożeń. Co zrobisz, jeśli spadnie deszcz, spóźni się prelegent lub catering? Miej też alternatywne rozwiązania na problemy techniczne – jak powszechnie wiadomo, lubią zdarzać się w najmniej odpowiednim momencie.
7. Sprawdź wszystko wcześniej, a w dniu eventu zachowaj zimną krew
Jeśli to możliwe, dzień wcześniej sprawdź sprzęt, np. nagłośnienie, oświetlenie, projektor itp. Pomocne jest też ustalenie tzw. mapy ról, czyli tego, kto za co odpowiada. W dniu eventu postaraj się zachować zimną krew – niezależnie od tego, co będzie się działo. Miej przy sobie harmonogram, listę z kontaktami, powerbank, nożyczki, taśmę klejącą i inne akcesoria, które mogą okazać się przysłowiowym kołem ratunkowym. W przypadku niespodzianek zachowaj spokój – nerwy nigdy nie są w takich sytuacjach dobrym doradcą.
8. Zakończ z klasą
Aby event był dopięty na ostatni guzik, zadbaj nie tylko o jego początek, ale i zakończenie. Pożegnaj gości, podziękuj partnerom, a jeśli chcesz, zbierz opinie i zapisz, co można poprawić na przyszłość.
Jak zaplanować event bez stresu? Nasze pro tipy
Co jeszcze możesz zrobić, aby zorganizować event sprawnie i bez stresu? Oto kilka praktycznych wskazówek:
- planuj z zapasem czasu – stres nie jest Twoim sprzymierzeńcem. Do każdego etapu realizacji eventu dodaj więc 10–15% czasu, żeby uniknąć nerwówki w razie opóźnień;
- zastosuj zasadę 3xP, czyli Planowanie, Przewidywanie, Prewencja – to prosta strategia, która uchroni Cię przed nieprzewidzianymi wpadkami;
- odpuść perfekcjonizm – uczestnicy i tak zapamiętają klimat, atmosferę i relacje, a nie to, że serwetki nie były w idealnym odcieniu;
- skup się na tym, co naprawdę robi efekt WOW – kieruj się zasadą 80/20: 20% działań daje 80% efektu. Warto skupić się właśnie na tych kluczowych elementach;
- korzystaj z gotowców – szablony zaproszeń, budżetów czy harmonogramów to ogromna oszczędność czasu i energii;
- zadbaj o siebie przed wydarzeniem – dobrze wypoczęty organizator to spokojny organizator. I lepszy przebieg eventu.
Agencja eventowa Paczka Events – jak możemy Ci pomóc?
Powyższa lista może wydawać Ci się długa, ale pokazuje jedno – udany event to suma setek małych, dobrze wykonanych zadań. Możesz poświęcić tygodnie, by stać się ekspertem w każdej z tych dziedzin, ale możesz też zaangażować agencję eventową, która zajmuje się organizacją wydarzeń na co dzień.
W Paczka Events możemy stać się Twoim partnerem i centrum dowodzenia. Zdejmiemy z Twoich barków ciężar koordynacji, negocjacji i gaszenia pożarów. Opowiedz nam o swoim pomyśle, a my z przyjemnością zamienimy go w piękny i dopracowany w każdy szczególe event.
W naszej agencji eventowej tworzymy różnego rodzaju wydarzenia dopasowane do potrzeb klienta. Niezależnie więc od tego, czy planujesz wyjazd integracyjny, event firmowy, prestiżową galę, piknik na świeżym powietrzu, czy też udział w targach branżowych, zadbamy o to, aby każdy detal Twojego wydarzenia był dokładnie taki, jak tego oczekujesz. Światło, nagłośnienie, orkiestra z wokalem, pokazy artystów, pyszne jedzenie i wyjątkowe lokalizacje – mamy sporo sprzętu i sprawdzonych kontaktów. Zobacz nasze recenzje i realizacje, a przekonasz się, że możemy stworzyć dla Ciebie event na najwyższym poziomie.
