Organizacja eventów nie jest sprawą prostą, zwłaszcza gdy są to wydarzenia, w których bierze udział większa liczba osób, np. imprezy integracyjne, firmowe czy świąteczne. Jak sprawić, aby zadowolić zaproszonych gości i jednocześnie nie zrujnować budżetu swojej firmy? Najlepiej skorzystać z usług profesjonalnej agencji eventowej, która ma ogromne doświadczenie w organizowaniu wydarzeń różnego rodzaju.
Dlaczego organizacja imprez firmowych ma sens?
Nie każda firma organizuje dla swoich klientów, pracowników czy kontrahentów bankiety i innego typu wydarzenia. Rzeczywiście z jednej strony są one dość kosztowne, ale jednocześnie mają naprawdę sporo zalet.
- Eventy firmowe to świetny sposób na budowanie relacji z pracownikami czy klientami.
- Tego typu wydarzenia to szansa na zbudowanie pozytywnego wizerunku Twojej firmy.
- To szansa na pozyskanie nowych klientów i wzbudzenie w uczestnikach imprezy poczucia lojalności.
- Urządzane z pompą wydarzenia niejednokrotnie przyciągają uwagę mediów. Możesz liczyć dzięki temu na dodatkową reklamę.
Jak zorganizować event krok po kroku?
Każde wydarzenie składa się z trzech podstawowych etapów – planowania, wykonania i podsumowania. Wbrew pozorom wszystkie mają bardzo duże znaczenie.
Planowanie – podstawa w branży eventowej
Istotne jest to, aby na samym początku ustalić cel wydarzenia. Ma ono służyć do reklamy firmy, zbudowania jej pozytywnego wizerunku, a może do czegoś jeszcze innego? Na tej podstawie można wybrać formę eventu (pikniki, targi, warsztaty, konferencje, imprezy tematyczne itd.). Na koniec dzięki temu będzie można podsumować przebieg wydarzenia. Ważne jest też to, aby poznać motywację potencjalnego odbiorcy.
Kolejny krok to stworzenie pierwszego briefu imprezy. Jako agencja eventowa sugerujemy, aby znalazły się w nim takie informacje, jak czas i miejsce wydarzenia, osoby odpowiedzialne za organizację, budżet, temat przewodni, cel, rodzaj imprezy, liczba uczestników i ich rodzaj, atrakcje, ewentualnie sponsorzy czy patroni medialni. Warto też przygotować sobie kilka scenariuszy działania.
Istotnym elementem jest poza tym promocja. Trzeba o niej pomyśleć odpowiednio wcześniej – nawet 3 miesiące przed eventem. Wykorzystać do tego celu można np. media społecznościowe Twojej firmy. Przydać się też mogą media tradycyjne.
Ile kosztuje organizacja imprez firmowych?
Jako firma eventowa, wiemy doskonale, że budżety firm nie są z gumy. Dlatego dobrze jest już na samym początku określić, jaką sumę pieniędzy można przeznaczyć na dane wydarzenie. Dopiero mając tę informację, można planować kolejne zadania. Mając określony budżet, wiadomo, jaką imprezę uda się zorganizować, po jakie atrakcje można sięgnąć, czy ilu gości uda się zaprosić.
Imprezy plenerowe, eventy świąteczne, a może jeszcze coś innego?
Aby impreza była dopięta na ostatni guzik, trzeba wiedzieć o niej jak najwięcej. Warto znać plan wydarzenia i jego motyw przewodni. Tutaj należy uwzględnić potrzeby i oczekiwania pracowników czy kontrahentów i klientów. Ma to wbrew pozorom bardzo duże znaczenie.
Dlatego profesjonalny event zazwyczaj planowany jest znacznie wcześniej, niekiedy trwa to kilka miesięcy. Można mieć wtedy pewność, że każdy z gości będzie zadowolony, a impreza okaże się sukcesem. O to przecież w tym przypadku chodzi.
Organizacja eventów – jakie miejsce i datę wybrać?
Organizując event, trzeba wybrać oczywiście odpowiednie miejsce. Musi ono pomieścić wszystkich uczestników, a przy tym być dopasowane do charakteru imprezy. Ważne jest przy okazji to, aby uwzględnić dojazd do danej lokalizacji. Nie wszyscy będą chcieli udać się na miejsce samochodem. Dobrze jest więc zorganizować imprezę tam, gdzie można dojechać nawet komunikacją miejską.
Event trzeba ogłosić znacznie wcześniej, zwłaszcza gdy przypada on na okres urlopowy (imprezy integracyjne i firmowe). Gdy wydarzenie organizowane jest dla kontrahentów, trzeba upewnić się, czy nie koliduje z innym podobnym eventem.
Agencja eventowa – Katowice. Dla nas nie ma rzeczy niemożliwych
Organizacja eventów dla większej liczby osób wcale nie jest sprawą prostą, warto więc to zlecić profesjonalistom. Serdecznie zapraszamy do skorzystania z naszych usług. Zajmujemy się organizacją eventów na terenie całego kraju, ze szczególnym uwzględnieniem Śląska i miasta Katowice. Specjalizujemy się zarówno w wydarzeniach niewielkich, jak i bardzo dużych.
Organizacja imprez – Katowice. Spraw, aby firmowe wydarzenie było niepowtarzalne
Mamy wiele lat doświadczenia na rynku. Zorganizowaliśmy już niejeden event i doskonale wiemy, jak zadowolić klientów. Zawsze myślimy przede wszystkim o uczestnikach imprezy – to oni są na pierwszym miejscu. Jednocześnie pozostajemy elastyczni i otwarci na sugestie. Jeśli masz pomysł, jak zorganizować Twoją imprezę, podziel się z nami swoimi przemyśleniami!
Wiemy, jak duże znaczenie ma pierwsze wrażenie. Dlatego każdy event jest przez nas dopieszczany pod względem wizualnym. Stawiamy na ciekawe atrakcje i nowoczesne technologie. Czuwamy nad wydarzeniem na każdym etapie jego przygotowywania i trwania, wszystko zależy od potrzeb Twojej firmy. Z naszą pomocą wszystko będzie zaplanowane i dopięte na ostatni guzik. Do każdego eventu przydzielamy bowiem specjalnego koordynatora.
Firmowy event także może być niezapomniany
Wyróżnia nas kreatywność i dokładność. Niezależnie od tego, jaki biznes prowadzisz, dobrze trafiłeś. Od lat organizujemy różnego rodzaju wydarzenia firmowe i nie tylko: konferencje, integracje, bale, bankiety, targi, warsztaty czy kolacje firmowe. Powiedz nam, o czym marzysz, a postaramy się to spełnić.
Zdajemy sobie sprawę z tego, że przygotowanie eventu dla większej liczby osób to duże wyzwanie. Nie każdy ma do tego odpowiednie predyspozycje i kontakty. Warto więc zaufać firmie, która zajmuje się tym od lat. Nieważne, czy działasz na terenie Śląska, czy innego regionu kraju, pomożemy Ci zorganizować imprezę, którą wszyscy zapamiętają na długo.
