Planujesz widowiskowy koncert, festiwal muzyczny lub turniej, który przyciągnie tłumy widzów? Przygotowanie dużych wydarzeń przynosi ogromną satysfakcję, ale nakłada również na Ciebie spore obowiązki prawne. Każda impreza masowa wiąże się ze szczególnymi procedurami bezpieczeństwa, których zignorowanie niesie poważne konsekwencje. Z tego artykułu dowiesz się, jakie warunki musisz spełnić, aby Twoje przedsięwzięcie było w pełni udane.
Impreza masowa – definicja
Pojęcie „imprezy masowej” znajdziesz w ustawie z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. Dokument ten precyzyjnie definiuje, czym jest tego typu wydarzenie i jakie warunki muszą zostać spełnione, aby zaliczyć je do tej kategorii. Przez takie wydarzenie należy rozumieć imprezę masową o charakterze artystycznym, rozrywkowym lub sportowym, w tym mecz piłki nożnej, organizowaną na stadionie, w hali sportowej, innym obiekcie sportowym, na terenie otwartym albo w innym obiekcie niebędącym budynkiem. Podstawą kwalifikacji wydarzenia jest liczba udostępnionych miejsc, a nie faktyczna frekwencja. To istotny szczegół – nawet gdy faktycznie przyjdzie mniej osób, decyduje przestrzeń, którą zadeklarowałeś.
Impreza masowa – od ilu osób formalnie się o niej mówi?
Tutaj sporo zależy od rodzaju wydarzenia. Inne progi obowiązują podczas wydarzenia organizowanego na otwartej przestrzeni, inne w obiektach zamkniętych. Dodatkowo ustawa wyróżnia kategorię imprezy o podwyższonym ryzyku, gdzie liczby są niższe. Wyróżniamy:
- masowa impreza artystyczno-rozrywkowa – w przypadku imprezy masowej artystyczno-rozrywkowej na terenie otwartym próg wynosi powyżej 1000 osób, a w obiektach zamkniętych powyżej 500 osób,
- masowa impreza sportowa, w tym mecz piłki nożnej – powyżej 1000 osób na stadionie lub terenie otwartym albo powyżej 300 osób w hali sportowej i innym obiekcie sportowym,
- impreza podwyższonego ryzyka – powyżej 300 osób na terenie otwartym lub powyżej 200 osób w budynku,
- mecz piłki nożnej – minimum 1000 udostępnionych miejsc, bez względu na obiekt.
Wydarzenia podwyższonego ryzyka to takie, które ze względu na swój charakter mogą wiązać się z większym prawdopodobieństwem wystąpienia sytuacji niebezpiecznych dla zdrowia i bezpieczeństwa uczestników. Przykład niektórych meczów piłkarskich pokazuje, że historia rywalizacji albo spodziewana grupa kibiców uzasadnia surowsze wymogi i większą liczbę służb porządkowych.
Co nie jest imprezą masową, mimo dużej widowni?
Ustawa wyłącza spod swojego działania szereg wydarzeń, które na pierwszy rzut oka mogłyby wydawać się masowe. Przepisy dotyczące bezpieczeństwa imprez masowych nie obejmują wydarzeń odbywających się w teatrach, operach, filharmoniach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury, galeriach sztuki ani w podobnych obiektach. Poza zakresem ustawy znajdują się również wydarzenia organizowane w placówkach oświatowych przez zarządzających tymi szkołami.
Z definicji imprezy masowej wykluczone są też imprezy organizowane w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży oraz wydarzenia dla sportowców niepełnosprawnych. Wyjątkiem imprez objętych ustawą są również wydarzenia o charakterze rekreacji ruchowej, mające na celu współzawodnictwo sportowe oraz popularyzowanie kultury fizycznej i sportu powszechnego. Jeśli planujesz turniej dziecięcy w hali sportowej, formalności wyglądają zupełnie inaczej niż przy organizacji imprezy masowej w pełnym tego słowa znaczeniu.
Organizacja imprezy masowej – jak przebiega?
Organizacja imprezy masowej to proces, w którym musisz działać zgodnie z przepisami prawa. Pierwszym etapem jest złożenie wniosku o przeprowadzenie imprezy masowej. Adresatem jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy dla miejsca jej organizacji. Wniosek należy złożyć na co najmniej 30 dni przed planowaną datą wydarzenia. W wyjątkowych przypadkach termin ten skraca się do 14 dni.
Do wniosku musisz dołączyć opinie miejscowych służb – Policji, Państwowej Straży Pożarnej oraz Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Dokumenty te muszą być aktualne, czyli wydane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed datą imprezy. Każda z instytucji ocenia inny obszar. Policja patrzy na porządek publiczny, Państwowa Straż Pożarna analizuje stan techniczny obiektu oraz zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony przeciwpożarowej, a inspektorzy sanepidu sprawdzają warunki higieniczno-sanitarne. Przy imprezach organizowanych na potrzeby wojska dochodzi opinia ministra obrony narodowej.
Pod pojęciem „organizator imprezy masowej” wspomniana wyżej ustawa każe rozumieć osobę prawną, osobę fizyczną lub jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej przeprowadzającą imprezę masową. Forma prawna nie zmienia tego, że ten sam podmiot odpowiada za całość zabezpieczenia oraz za zgodność z przepisami prawa budowlanego.
Bezpieczeństwo i wymagania techniczne na imprezie masowej
Na standardowej imprezie organizator powinien zapewnić minimum 10 członków służb porządkowych na każde 300 osób. Przy imprezie podwyższonego ryzyka liczba ta rośnie, a służby nadzorujące imprezę otrzymują dodatkowe zadania związane z ochroną bezpieczeństwa uczestników. W Paczka Events planujemy obsadę z zapasem i koordynujemy ją z koordynatorem do spraw bezpieczeństwa.
Ważne jest również zaplecze sanitarne. Ilość sanitariatów dostosowuje się do liczby uczestników – zaleca się, aby na każde 50 kobiet przypadały 3 kabiny WC oraz 1 umywalka, a dla mężczyzn 1 kabina WC, 3 pisuary oraz 1 umywalka na każde 100 osób. Uczestnikom imprezy masowej musisz też zapewnić dostęp do wody pitnej, co jest szczególnie istotne podczas letnich wydarzeń na terenie otwartym.
Sprzedaż alkoholu podlega ścisłym ograniczeniom. Na terenie imprezy masowej możesz oferować wyłącznie napoje o zawartości alkoholu do 3,5%, i to jedynie w wyznaczonych miejscach. Plany ewakuacji, oznakowanie terenu, łączność ze służbami nadzorującymi imprezę, monitoring wynikają z opinii służb i obowiązujących przepisów. Jeśli Twoje wydarzenie sportowe lub artystyczno-rozrywkowe wiąże się z transmisją, dochodzą wymagania związane z organizacją przekazu telewizyjnego.
Paczka Events – kompleksowa organizacja Twojego wydarzenia
Skoro już wiesz, jak złożona bywa procedura organizacji imprezy masowej, na pewno dostrzegasz wartość współpracy z doświadczonym partnerem. W Paczka Events zajmujemy się przygotowaniem dokumentacji, koordynacją służb porządkowych, opieką nad zapleczem technicznym i sanitarnym, a także organizacją sceny, nagłośnienia oraz całej oprawy artystycznej. Planujesz koncert plenerowy, turniej sportowy, a może duży festiwal firmowy? Zespół Paczka Events zaopiekuje się każdym etapem przygotowań i samej realizacji. Chcesz omówić swoje wydarzenie? Skontaktuj się z nami i opowiedz nam o swoim pomyśle. Zaproponujemy rozwiązanie dopasowane do Twojego budżetu, lokalizacji oraz liczby gości tak, byś mógł skupić się na tym, co naprawdę ważne: spotkaniu z publicznością.
Najczęściej zadawane pytania
Impreza masowa – od ilu osób formalnie obowiązują przepisy ustawy?
Próg zależy od rodzaju wydarzenia. Dla imprezy artystyczno-rozrywkowej na terenie otwartym wynosi powyżej 1000 osób, a w obiektach zamkniętych powyżej 500. Imprezy sportowe na stadionie to powyżej 1000 osób, w hali sportowej powyżej 300. Przy podwyższonym ryzyku liczby są niższe – od 300 osób na terenie otwartym i od 200 w budynku.
Ile czasu wcześniej muszę złożyć wniosek o zezwolenie?
Wniosek składa się co najmniej 30 dni przed planowaną datą wydarzenia. W szczególnie uzasadnionych sytuacjach prawo dopuszcza termin 14-dniowy, jednak organy administracji nie traktują tego jako reguły.
Czy każde wydarzenie z udziałem 1000 osób wymaga zezwolenia?
Nie. Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych nie obejmuje wydarzeń w teatrach, operach, filharmoniach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury i galeriach sztuki ani imprez organizowanych w placówkach oświatowych przez zarządzających tymi szkołami. Spod definicji wyłączone są również wydarzenia w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży oraz dla sportowców niepełnosprawnych.
Kto wydaje zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej?
Zezwolenie wydaje wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy dla miejsca organizacji wydarzenia. Decyzja zapada po analizie wniosku i opinii Policji, Państwowej Straży Pożarnej oraz Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
Czy mogę sprzedawać alkohol na imprezie masowej?
Tak, jednak z ograniczeniem. Sprzedaż obejmuje wyłącznie napoje o zawartości alkoholu do 3,5% i odbywa się tylko w wyznaczonych miejscach. Mocniejsze trunki pozostają poza zasięgiem uczestników imprezy masowej.