Nie da się ukryć, że zapytania ofertowe w branży eventowej zmieniły swój format. Obok budżetu i wizji artystycznej klienci regularnie przesyłają dziś listy swoich wymagań niefinansowych. Skrupulatnie weryfikują ślad węglowy wydarzenia, politykę zarządzania odpadami czy dostępność dla osób z niepełnosprawnościami. Dla Twoich partnerów biznesowych ESG zyskuje na znaczeniu i staje się niezwykle ważnym kryterium oceny przedsiębiorstwa w kontekście zrównoważonego rozwoju. Co w praktyce eventowej oznacza ESG? Jakie kryteria najczęściej trafiają do branży i w jaki sposób perfekcyjnie przygotujesz swoją agencję na wymagania partnerów? Czytaj dalej – wyjaśniamy.
ESG – co to jest i z jakich filarów się składa?
Zastanawiasz się, co to ESG i po co branży ten cały szum? To nic innego jak Environmental, Social oraz Corporate Governance. Mówimy o obszarach środowiskowych, aspektach odpowiedzialności społecznej i o tym, jak zarządzasz własną agencją. Zapewne znasz pojęcie Corporate Social Responsibility (CSR). ESG wyrosło właśnie z idei CSR, jednak zasadniczo się od niej różni. CSR to najczęściej wizerunkowe, jednorazowe działanie. Z kolei ESG to rzetelne mierzenie, wskaźniki i pełna porównywalność podmiotów na rynku. W praktyce oznacza to, że Twoje codzienne decyzje muszą być przede wszystkim udokumentowane.
Dlaczego działania ESG wpływają na organizację eventów tak błyskawicznie?
Organizacja wydarzeń to niezwykle skomplikowana usługa, która wiąże się ze współdziałaniem z innymi podmiotami. W Twoim łańcuchu dostaw znajdują się na pewno zarządcy obiektów, firmy cateringowe, technika sceniczna, transport, drukarnie, agencje hostess czy ochrona. Zauważ, że Twoi najwięksi partnerzy biznesowi zmuszeni są pozyskiwać dane z całego swojego łańcuchu wartości, ponieważ sami raportują ryzyka i bezpośredni wpływ swoich działań na ludzi oraz środowisko naturalne. Właśnie z tego powodu działania ESG wpływa na branżę z taką siłą.
Obowiązek raportowania ESG i dyrektywa CSRD – co musisz wiedzieć jako agencja eventowa?
Na pewno zastanawiasz się, kogo dotyczy unijna Corporate Sustainability Reporting Directive (dyrektywa CSRD). Nowe przepisy dotyczą przede wszystkim małych i średnich przedsiębiorstw notowanych na giełdzie, a także największych firm, które raportują za rok obrotowy 2024 (raporty publikowane w 2025). Jednocześnie terminy dla kolejnych grup zostały przesunięte mechanizmem „stop-the-clock”, a równolegle uzgodniono kierunek uproszczeń polegający na zawężeniu obowiązku do najpotężniejszych podmiotów. Dla agencji eventowych ważne jest jednak to, że nawet jeśli nie podlegasz obowiązkowi raportowania, Twoi klienci i tak będą potrzebowali od Ciebie danych do własnych raportów i ocen dostawców.
Harmonogram zmian – dlaczego partnerzy już teraz zbierają od Ciebie dane?
Partnerzy zbierają dane już teraz, bo muszą spiąć informacje z całego łańcucha wartości. Warto wiedzieć, że po ostatnich regulacjach prawnych terminy dla części firm zostały przesunięte o 2 lata, co nie kasuje obowiązków przygotowawczych. Tak naprawdę tylko rozkłada je w czasie.
Standardy ESRS – według jakich zasad raportujemy w branży?
European Sustainability Reporting Standards, czyli standardy ESRS, to unijny, precyzyjny zestaw wytycznych. To według nich organizacje przygotowują swoje raporty. W realiach eventowych narzuca to potrzebę dostarczania ustandaryzowanych i sprawdzalnych danych dotyczących emisji, odpadów czy zatrudnienia.
Jak firmy weryfikują Twoje działania w zakresie zrównoważonego rozwoju?
Chcesz wiedzieć, jak rynkowa weryfikacja w zakresie zrównoważonego rozwoju wygląda na co dzień? Odbiorcy najczęściej stosują tu kilka technik. Na wczesnym etapie otrzymasz ankietę dostawcy (Supplier Questionnaire). Dość często same zapytania ofertowe opisują kryteria ESG, za które dostajesz decydujące punkty w procesie decyzyjnym. Czasem kontrahent zleca audyt zewnętrzny lub żąda twardych dowodów z dotychczasowych realizacji. Wymaga wtedy dokumentu zatytułowanego po prostu „raport ESG”. Co stanowi wiarygodny dowód? Dostarcz dane liczbowe, spisane procedury firmowe, wycinki umów z dostawcami prądu oraz poświadczenia dotyczące gospodarki o obiegu zamkniętym, np. certyfikaty odzysku materiałów. Tym samym udowodnisz w sposób transparentny gotowość do sprostania nowym wymogom prawnym w obszarze zrównoważonego rozwoju.
Najważniejsze wskaźniki ESG w branży eventowej
W branży eventowej (i nie tylko) każda koncepcja musi być przełożona na sprzęt, ludzi i hale targowe. Zobacz, jak to wygląda w praktyce:
- E jak Environment – to wskaźnik dotyczący środowiska, który jest w rzeczywistości najłatwiejszy do wyłapania i pomiaru na eventach. Kontroluj emisje gazów cieplarnianych, czyli dojazdy ekipy, logistykę i godziny pracy generatorów. Aby zagwarantować realną ochronę środowiska, mądrze zarządzaj odpadami. Wymuś segregację, stawiaj na materiały z recyklingu i całkowicie eliminuj plastikowe jednorazówki. Pamiętaj też o kwestii ochrony zasobów wodnych. Korzystaj z dystrybutorów wody dla załogi i weryfikuj, czy ekipa sprzątająca używa biodegradowalnej chemii;
- S jak Social – filarem społecznej odpowiedzialności są przede wszystkim pracownicy. Sprawdzaj u podwykonawców bezwzględne poszanowanie praw pracowniczych. Gwarantuj bezpieczne warunki pracy i rygorystycznie pilnuj norm BHP w trakcie najcięższych nocnych demontaży. Zadbaj o bezproblemową dostępność architektoniczną i sensoryczną – twórz strefy wyciszenia, myśląc o neuroróżnorodności zaproszonych gości. Pamiętaj o relacjach z lokalną społecznością;
- G jak Governance – na koniec zostaje ład korporacyjny, który interesuje audytorów sprawdzających Twoją spółkę z perspektywy sprawozdawczości przedsiębiorstw. Przygotuj wewnętrzne regulaminy, czyli polityki antykorupcyjne, jasne zasady unikania konfliktów interesów oraz przejrzysty kodeks dla podwykonawców. Jasno komunikuj w strukturach, kto imiennie odpowiada u Ciebie za zarządzanie w zakresie ESG. Dla ankieterów duże znaczenie ma też ochrona baz danych gości – bezpieczeństwo informacji i zgodność z RODO to dzisiaj absolutna podstawa zarządzania agencją.
Jak łatwiej wdrożyć zasady ESG w eventach?
Zarządzanie wytycznymi ESG ułatwiają gotowe standardy. Utrzymaj je, korzystając z logiki normy ISO 20121. To genialny punkt odniesienia do zrównoważonego zarządzania konkretnym wydarzeniem. Nie musisz od razu opłacać oficjalnych audytów certyfikujących, wykorzystaj po prostu samą architekturę tego dokumentu. Świetnie sprawdzi się format VSME. To uproszczony schemat powołany do życia dla MŚP, które odpowiadają na natarczywe pytania korporacji. Twoi odbiorcy będą z czasem ujednolicać swoje formularze właśnie w oparciu o wytyczne z tego dokumentu.
Plan wdrożenia ESG w firmie eventowej w 90 dni
Potrzebujesz harmonogramu, aby wystartować z ESG? Przygotowaliśmy go dla Ciebie poniżej:
- Pierwsze 30 dni – zmapuj główne obszary usług i stwórz listę swoich najważniejszych podwykonawców. Ustal pakiet bazowych danych do zbierania i napisz jednoznaczną, krótką politykę zrównoważonego funkcjonowania agencji;
- Do 60. dnia – zdefiniuj KPI i stwórz arkusze kalkulacyjne dla wagi śmieci czy prądu. Wprowadź odpowiednie zapisy do umów z kooperantami, wymuszając na nich raportowanie. Opracuj własny szablon podsumowania po wydarzeniu;
- Do 90. dnia – zestaw ze sobą dane z pierwszych zrealizowanych projektów. Wyznacz realne cele redukcyjne na kolejne miesiące i przygotuj elegancki pakiet informacyjny, który dołączysz do każdego wysyłanego kosztorysu.
Raportowanie ESG – co to jest i jakie formaty realnie działają?
Po opadnięciu kurtyny i zgaszeniu świateł, klienci oczekują od Ciebie podsumowania zrealizowanych działań. Twój materiał musi wspierać ich firmowe procesy sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju. Korporacje cenią sobie 3 użyteczne warianty dokumentacji. Wariant A to zaledwie jednostronicowy ESG factsheet dołączany do początkowej wyceny, pokazujący świadomość problemu. Wariant B to pełnoprawny raport po konkretnym evencie, z zebranymi danymi o środowisku, sprawach pracowniczych i zarządzaniu. Z kolei wariant C to roczny mini-raport Twojej działalności jako agencji, niezbędny w procesach ewaluacji u największych marek realizujących założenia corporate sustainability. Używaj wyłącznie mierzalnych wskaźników!
Co z tego masz? Poznaj korzyści biznesowe i przewagę rynkową
Zastanawiasz się zapewne, po co inwestować w to wszystko swój czas? Wdrożenie tego systemu gwarantuje wymierne korzyści biznesowe. Zyskujesz bezdyskusyjną przewagę konkurencyjną w przetargach w całej Unii Europejskiej. Solidnie zarządzające się przedsiębiorstwa przyciągają więcej intratnych zleceń oraz cieszą się niepodważalnym wzrostem zaufania inwestorów operujących na rynku kapitałowym. Dodatkowo drastycznie optymalizujesz wydatki na prąd, wodę i materiały scenograficzne. Nowe regulacje obejmują szeroki obowiązek raportowania, angażując w sprawozdawczość coraz szersze grono uczestników rynku. Gdy kolejne podmioty będą w panice szukać starych rachunków, Ty bez stresu wyślesz perfekcyjny plik z danymi.
Solidne mierzenie własnego śladu staje się dziś absolutnym wymogiem przetrwania w nowoczesnym łańcuchu dostaw. Jeśli chcesz, w Paczka Events bez najmniejszego problemu przygotujemy dla Ciebie event, który obroni się w najtrudniejszej ankiecie weryfikacyjnej. Dostarczymy przeliczone dane, wdrożymy zmiany i przekażemy Ci gotowy raport. Skontaktuj się z nami i zacznijmy współpracę!